こんにちは、税理士・マンション管理士の深谷高史（ふかやたかし）です。
前回のブログ「【電子帳簿保存法】データ保存と紙保存」では電子帳簿保存法の大まかな概要などについてお話ししました。
今回は電子データの「ファイル名のつけ方」についてお話しします。
書類をPDF形式の電子データで受け取った場合、保存のためにどう工夫すればいいのでしょうか？
検索機能の確保
電子取引のデータ保存は、電子メール、WEBからのダウンロードにより送付・受領した書類を電子データのまま保存することを「義務」づけるものです。
電子取引のデータ保存の要件には
・真実性の確保…保存されたデータが改ざんされていないこと
・可視性の確保…保存されたデータを検索・表示できること
の2つがあります。
可視性の要件のなかで最も重要なのは「検索機能の確保」です。
たとえば「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3つの項目で検索できることなどが内容となっています。
検索機能の確保には
（１）ファイル名に規則性を持たせる
（２）索引簿を作成する
といった方法があります。
上記（２）の索引簿を作成する方法は、Excel等を使って取引データの取引年月日・取引先・取引金額の情報を入力し一覧表を作るものです。
受け取った請求書等の取引データのファイル名には連番などの証憑番号をつけて、Excel等の索引簿と関連づけます。
ファイル名のつけ方
さきほどの（１）ファイル名に規則性を持たせる方法は、ファイル名に取引年月日・取引先・取引金額の情報を入力しておくものです。
たとえば、
20230605_深谷商事_55000.pdf
というかんじです。
このPDFの書類は、2023年6月5日に、株式会社深谷商事への支払が、預金口座から55,000円引き落とされた、という取引内容の請求書です。
検索しやすいようにするため、それぞれの項目についての注意点は下記の通りです。
（１）取引年月日
・西暦、月、日を8桁の半角数字としてください（yyyymmdd形式）
・西暦2023年を「23」ではなく「2023」と書いてください
（平成23年や令和23年と混同する可能性があります）
・全角数字ではなく半角数字で統一してください
・6月5日を「65」ではなく「0605」としてください
（２）取引先
・株式会社、合同会社などの法人形態は書かないでください。
・アルファベットではなくカタカナにしてください（例：Amazonではなくアマゾン）
（３）取引金額
・コンマ（,）は入れないでください
・源泉所得税控除後の支払額を書いてください
さらに細かい説明ですが…
・アンダーバー（ _ ）は、入力モードを半角英数字にして「Shift」を押しながら「ろ」のキーを押します。
つまり「Alt」押しながら「半角」を押し、「Shift」を押しながら「ろ」のキーを押します。
・検索は、フォルダを開いて右上の検索窓から行います。
【画像】フォルダ右上の検索窓
さいごに
当事務所では上記のファイル名のつけ方を基本として、とりあえずやってみることをおすすめしています。
他にも契約書などの書類については、
20230605_深谷不動産_駐車場賃貸借契約書.pdf
というかんじでファイル名をつけておけば検索しやすくなります。
困ったことが出てくれば工夫していきましょう。
たとえば、
・ファイル名に請求書、納品書などの書類の名称を追加
・取引先ごとにフォルダ分けして、ファイル名には取引先名を入力しない
・会計ソフト・証憑管理ソフトを使用する
などの方法に変えても良いでしょう。
完璧な方法というのは無いのですから、最初の一歩を踏み出しましょう！
最後までお読みいただき、いつもありがとうございます m(__)m
2023.05.25記
