こんにちは、税理士・マンション管理士の深谷高史（ふかやたかし）です。
インボイス制度や電子帳簿保存法など、最近は様々な制度改正への対応が必要です。
電子帳簿保存法と言っても、大きく分けて3つの内容に区分されます。
今回は電子帳簿保存法の大まかな概要と、データ保存・紙保存についてお話します。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は
（１）電子帳簿・電子書類保存
（２）スキャナ保存
（３）電子取引
の3つに区分されています。
（１）は自社が最初からパソコン等で作成した帳簿書類を電子データのまま保存することを「容認」するもの
（２）は取引相手から受け取った書類や、自社が作成して取引相手に交付した書類の控えをスキャンして電子化保存することを「容認」するもの
（３）は電子メール、WEBからのダウンロードにより送付・受領した書類を電子データのまま保存することを「義務」づけるもの
です。
（１）と（２）は「容認」ですが、（３）は原則すべての法人・個人事業者に「義務」づけられています。
電子データの保存
上記（３）電子取引に関するデータ保存は「義務」です。
たとえばAmazonで買い物して領収書をPDF形式でダウンロードしたのに紙に印刷して保存することは不可です。
紙で印刷してもいいのですが、電子データもちゃんとそのまま保存しましょう。
上記（２）スキャナ保存は「容認」（任意）ですが、紙で受け取った書類をスキャナ保存しておくととても便利です。
PDF形式なら保管場所も不要です。
探す時間も短いですし、送ってほしいとお願いされたらメールに添付してすぐに送ることができます。
従来どおりに紙で保存することを続けていても、スキャナ保存と併用することもできます。
紙書類との戦いをいかに楽にするか？
事務作業は紙書類との戦いです。
紙の書類が膨大に増え、その管理のための労力・時間・費用も膨大に増えていきます。
人材不足の今の時代、紙書類の管理に貴重な人手を費やすのはもったいない！
下記の方法は当事務所のお客さまにも提案している内容です。
紙保存とスキャナ保存を併用する場合、紙保存の方法を簡単にしても良いと私は考えています！
規模の小さな会社でしたら、スキャン後の紙書類を大きめの封筒や段ボールにどんどん放り込むのはいかがでしょうか？
その書類を見たければ電子データを呼び出せばいいのですから、スキャン後の紙保存は多少楽にしましょう。
今まで紙で受け取った請求書をファイル・厚紙・紐などで綴っていましたね～
私も一般企業の経理部・総務部で働いていたことがありますので覚えています。
とにかく重い！ かさばる！ 手が汚れる！
もう絶対あんなことはやりたくないです…
さいごに
電子取引のデータ保存も、紙書類のスキャナ保存も、後日呼び出す方法をあらかじめ決めておくことが重要です。
乱雑に保存されたPDF形式の電子データを一つずつ開いて探し出すというのは非常に面倒くさいです。
次回のブログでは「ファイル名のつけ方」についてお話します。
電子データのファイル検索に役立つ内容です。
最後までお読みいただき、いつもありがとうございます m(__)m
2023.05.18記
